Laskujen lähettäminen on yksi yrittämisen tärkeimmistä tehtävistä ja se kannattaakin
huolehtia kuntoon heti yritystoiminnan alkumetreillä. Vaikka laskutus on yleensä helppoa, on siinä kuitenkin muutamia tärkeitä asioita huomioitavana. Laskun sisällön lisäksi on tärkeää, kuinka lasku toimitetaan asiakkaalle ja millä lasku luodaan. Myös laki asettaa omat vaatimuksensa laskutukseen.
Laskun sisältö – mikä on lasku?
Lasku on ostajalle toimitettu tosite, josta käy ilmi tiedot myydystä tuotteesta tai palvelusta
hintoineen. Laskun perusteella asiakas suorittaa maksun myyjälle laskusta löytyvien
maksuehtojen mukaisesti. Arvonlisäverolaki asettaa laskun sisällölle tietyt vaatimukset,
jonka vuoksi onkin suositeltavaa käyttää valmiita laskupohjia tai laskutusohjelmaa.
Ensimmäisen laskun luominen ja lähettäminen
Ensimmäistä laskua lähetettäessä tulee ensin valita käytettävä laskun luontitapa sekä laskun toimitustapa. Laskua varten tarvitset perustiedot asiakkaalta, kuten nimen sekä osoitteen, sekä myydyn tuotteen / palvelun tiedot hintoineen ja verokantoineen. Käytettävä laskupohja tai laskutusohjelma huomioi yleensä muut pakolliset asiat, kuten suoritettavan veron määrän laskemisen sekä riittävät tiedot myyjäosapuolesta.
Laskut on tärkeä lähettää mahdollisimman ajoissa, jotta rahat tulevat yrityksen tilille pian.
Myös laskun maksuehtoon kannattaa tämän vuoksi kiinnittää huomiota. Kuluttajakaupassa laskun ja eräpäivän välille on jäätävä vähintään 14 päivää maksuaikaa. Kannattaa kuitenkin pitää huoli, että tarjoamasi maksuaika on lyhyempi tai korkeintaan saman mittainen kuin vastaanottamiesi ostolaskujen maksuaika. Tällöin kassan tilanne säilyy stabiilina.
Laskun luominen – vaihtoehdot
Laskun luomiseen suositellaan käytettäväksi valmiita laskupohjia tai laskutusohjelmia. Näin voidaan varmistua, että lasku sisältää lakisääteiset ja riittävät tiedot. Yleisesti ottaen laskun luomiseen on seuraavia vaihtoehtoja:
- Laskupohjat esim. Excel tai PDF
- Ilmaiset laskutusohjelmat
- Maksulliset laskutusohjelmat
Valmiita ilmaisia laskupohjia esimerkiksi Exceliin löytyy netistä ladattavissa. Laskupohjien kanssa joudut usein syöttämään enemmän tietoja käsin ja riski virheille kasvaa. Toisaalta taas voit valita hieman vapaammin laskun ulkoasun mallien joukosta tai muokata sitä itse, mikäli osaaminen riittää.
Ilmaiset ja maksulliset laskutusohjelmat
Ilmaisia laskutusohjelmia löytyy useampia, joilla voit luoda perusmuotoisen laskun helposti ja nopeasti. Laskutusohjelma pitää yleensä huolen, että syötät kaikki tarvittavat tiedot, jolloin voit olla varma, että lasku on oikein muotoiltu ja helppolukuinen asiakkaalle. Useat
laskutusohjelmat tarjoavat lisäpalveluna myös laskujen toimittamista esimerkiksi
verkkolaskuina lisähinnasta. Joskus ilmaiset versiot rajoittavat lasku tai -asiakasmäärää,
jolloin yritystoiminnan kasvaessa saatat joutua siirtymään maksulliseen versioon.
Maksulliset laskutusohjelmat tarjoavat usein entistäkin helpomman laskujen luontityökalun
tai esimerkiksi paremman muokattavuuden verrattuna ilmaisiin versioihin. Lisäksi maksulliset ohjelmat voivat tarjoavat muita kattavampia ominaisuuksia, kuten toistuvaislaskutusta tai maksunvalvontaa.
Laskun lähettäminen – vaihtoehdot
Lasku toimitetaan asiakkaalle yleisesti ottaen kolmella eri tavalla: verkkolaskuna,
sähköpostilaskuna tai paperilaskuna. Näistä paperilasku poistuu käytöstä hiljalleen, kun
siirrytään enemmän kohti sähköisiä palveluita, jotka ovatkin luotettavampia, edullisempia ja ekologisempia. Verkkolaskutus / sähköinen laskutus on yleisesti käytössä erityisesti yritysten välisessä kaupassa. Siinä lasku lähetetään sähköisessä muodossa vastaanottajan uniikkiin verkkolaskuosoitteeseen, jonka kautta asiakas vastaanottaa laskun. Verkkolaskujen lähettämistä varten tarvitset oman verkkolaskuosoitteen. Lähes kaikki laskutusohjelmat mahdollistavat verkkolaskuosoitteen hakemisen omalle yritykselle. Kun verkkolaskutus on käytössä, laskut lähtevät suoraan laskutusohjelmasta asiakkaalle.
Sähköpostilaskulla tarkoitetaan laskun toimittamista suoraan asiakkaan sähköpostiin. Toisin kuin verkkolasku tai paperilasku, sähköpostilla laskun toimittaminen on ilmaista.
Sähköpostilasku on erityisesti kuluttajakaupassa yleisesti käytetty laskun lähetystapa.
Paperilasku on tuloste, joka toimitetaan yleensä kirjeellä vastaanottajan postilaatikkoon.
Paperilaskujen lähettämisestä maksetaan postimaksu, mutta usein laskutusohjelmat
tarjoavat myös laskujen postituksen, jolloin lisävaivaa ei koidu.
Yhteenveto
Yrityksen elinehto on, että laskut lähtevät oikein ja ajallaan. Sen vuoksi onkin tärkeää
panostaa laskutuksen jouhevuuteen jo heti yrityksen alkumetreillä. Suosittelemme
valitsemaan helppokäyttöisen ja luotettavan laskutusohjelman, joka yritystoiminnan
kasvaessa kasvaa toiminnan mukana, etkä joudu vaihtamaan ja opettelemaan uutta
ohjelmaa myöhemmin.
Talenomin TiliJaska sisältää edistyksellisen laskutusohjelman, joka on käytettävissä niin
netissä kuin myös TiliJaskan mobiilisovelluksessa. TiliJaskan laskutusohjelma on
käytettävissä ilmaiseksi ja se ei rajaa asiakas- eikä laskumääriä. Toimitat laskut suoraan
sähköpostilaskuna, verkkolaskuna tai paperilaskuna. Tutustu lisää tästä.
